Se você é um profissional da saúde — médico, fisioterapeuta, psicólogo ou outro —, já deve ter percebido que o dinheiro que entra no consultório não representa o lucro final. A gestão eficiente de custos, despesas e receitas é essencial para garantir a saúde financeira do seu negócio. Além disso, práticas como manter contas separadas para Pessoa Física e Jurídica, realizar a conciliação bancária e a conciliação de cartões de crédito são fundamentais para evitar confusões financeiras.
Neste artigo, vamos explicar como gerenciar custos e despesas, calcular o lucro e implementar boas práticas financeiras no dia a dia do seu consultório.
Não Misture Contas de Pessoa Física e Jurídica
Um erro comum entre profissionais da saúde é misturar as finanças pessoais com as da empresa. Quando você utiliza a conta da clínica para pagar despesas pessoais ou vice-versa, isso dificulta o controle financeiro e pode causar problemas fiscais. Além disso, misturar contas impede uma análise clara da lucratividade do consultório.
Boas Práticas:
- Mantenha Contas Separadas: Abra uma conta exclusiva para o CNPJ do consultório ou clínica. Utilize essa conta apenas para receitas e despesas relacionadas ao negócio.
- Defina um Pró-Labore: Determine um valor fixo mensal para transferir da conta da empresa para a conta pessoal, evitando retiradas aleatórias.
- Controle os Gastos Pessoais: Use a conta pessoal para todas as despesas que não estão relacionadas ao consultório.
Benefício: Contas separadas ajudam a manter um controle claro das finanças e facilitam a conciliação bancária e contábil, evitando erros e problemas com o fisco.
A Importância da Conciliação Bancária e de Cartões de Crédito
A conciliação bancária e a conciliação de cartões de crédito são processos essenciais para garantir que todas as receitas e despesas do consultório estejam devidamente registradas e correspondam aos valores movimentados nas contas bancárias e nos extratos dos cartões.
Conciliação Bancária
A conciliação bancária consiste em comparar os registros financeiros internos com os extratos do banco, garantindo que não haja discrepâncias.
Vantagens:
- Identificação de taxas bancárias cobradas indevidamente.
- Controle de pagamentos e recebimentos pendentes.
- Garantia de que todas as receitas e despesas foram registradas corretamente.
Exemplo Prático:
Se você registrou uma receita de R$ 20.000,00 no mês, mas o extrato bancário mostra R$ 19.500,00, isso pode indicar um erro no registro ou a falta de um depósito. A conciliação permite identificar e corrigir rapidamente essas diferenças.
Conciliação de Cartões de Crédito
Se você aceita pagamentos por cartão, é fundamental conciliar os valores das vendas com os repasses realizados pelas operadoras de cartão. Esse processo ajuda a evitar perdas financeiras devido a erros nas taxas ou atrasos nos repasses.
Boas Práticas:
- Compare os relatórios das operadoras de cartão com os valores recebidos na conta.
- Verifique se todas as taxas cobradas pelas operadoras estão corretas.
- Certifique-se de que os valores das vendas parceladas estão sendo creditados nas datas certas.
Exemplo Prático:
Imagine que você realizou 50 consultas no mês, com 30% dos pagamentos feitos por cartão de crédito, totalizando R$ 6.000,00. Durante a conciliação, você percebe que apenas R$ 5.800,00 foram repassados. Isso pode indicar uma taxa incorreta ou um erro no sistema da operadora.
Como Custos e Despesas Impactam o Lucro
Depois de organizar suas contas e implementar as conciliações, é hora de entender como os custos e despesas afetam diretamente o lucro.
Passo 1: Identifique os Custos Fixos e Variáveis
- Custos fixos: Não mudam com o número de atendimentos (ex.: aluguel, salários de funcionários fixos).
- Custos variáveis: Dependem do volume de atendimentos (ex.: insumos médicos como luvas e materiais descartáveis).
Exemplo Prático:
Se você realiza 100 consultas por mês, com um custo variável de R$ 20,00 por consulta, o custo variável total será:
100 x R$ 20,00 = R$ 2.000,00
Passo 2: Calcule Suas Despesas
Liste as despesas necessárias para manter o consultório:
- Aluguel: R$ 3.000,00
- Energia e internet: R$ 500,00
- Marketing: R$ 1.000,00
Total de despesas: R$ 4.500,00
Passo 3: Calcule o Lucro
Use a fórmula:
Lucro = Receita Total – (Custos + Despesas)
Exemplo Prático:
- Receita mensal: R$ 20.000,00
- Custos: R$ 7.000,00 (materiais e folha de pagamento)
- Despesas: R$ 4.500,00
Lucro líquido:
R$ 20.000,00 – (R$ 7.000,00 + R$ 4.500,00) = R$ 8.500,00
Dicas para Melhorar o Controle Financeiro e Aumentar o Lucro
- Automatize Processos: Utilize sistemas de gestão financeira para registrar receitas, despesas e realizar conciliações automáticas.
- Reveja Contratos: Negocie com fornecedores para reduzir custos de insumos e materiais.
- Planeje o Pró-Labore: Retire um valor fixo da empresa, evitando desorganização financeira.
- Acompanhe Margens de Lucro: Analise regularmente sua margem de lucro líquido para garantir a sustentabilidade do consultório.
Conclusão: Organização é a Chave para o Sucesso
Gerenciar custos, despesas e lucros vai muito além de registrar receitas. Manter contas separadas para Pessoa Física e Jurídica, realizar conciliações bancárias e de cartões, e acompanhar detalhadamente seus números são práticas indispensáveis para a saúde financeira do seu consultório.
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